Organiser une rencontre d’affaires

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Les Rencontres d’Affaires sont généralement organisées pour célébrer un événement important ou encore pour rencontrer d’autres professionnels.

Il est évident qu’organiser une rencontre d’affaires, une réunion, un déjeuner, un dîner ou un voyage d’affaires, ça se prépare!

D’abord, il faut commencer par déterminer des objectifs clairs et précis: pourquoi organiser une telle rencontre? et quels en sont les objectifs?

Comment organiser une rencontre d’affaire?
Après avoir déterminé et identifié le public, vient l’organisation technique de la rencontre d’affaires en commençant par le choix du lieu et de la date. Ainsi, il faut tenir compte des événements locaux, intégrer les contraintes horaires de la majorité des participants et réserver une salle facilement accessible (parking, repérages préalables, …). Ensuite, il faut établir un ordre du jour, définir une méthode de travail et choisir ses participants.

Du point de vue pédagogique, il faut adresser des convocations nominatives à chaque membre bien avant la date prévue de la rencontre d’affaires. Cette convocation peut être envoyée par courrier papier ou par email ou encore ou créer un site événementiel concernant cette rencontre. Elle doit contenir l’adresse exacte du lieu de la rencontre , l’ordre du jour, la liste des participants, la liste des intervenants, …etc. Il faut, par la suite, préparer le support de présentation.

Pour l’organisation pratique de la rencontre, il faut bien accueillir les participants avec la mise en place d’une banque d’accueil (bureau à l’entrée animé par un membre d’accueil, signalétique affichant l’intitulé de la réunion par exemple, …) et prévoir une feuille d’émargement pour remplir la liste de présence.
La salle qui accueillera cette rencontre d’affaire doit être bien équipée (vidéo-projecteurs, micros, …), les tables bien organisées en fonction de l’événement (forum, congrès, salon, convention d’affaires, …).

Si cette rencontre d’affaires doit durer plus d’une heure, il faut prévoir des temps d’arrêt (pauses de 10 minutes après chaque heure) pour permettre aux participants de s’oxygéner un peu, de bouger et de s’échanger quelques messages. Ceci leur permettra de rester attentif et garantir plus de stimulation et d’efficacité à la rencontre.

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